skip to main content

Hysbysiad Preifatrwydd

Hysbysiad Preifatrwydd Cartrefi Cymoedd Merthyr (CCM)

Mae Cartrefi Cymoedd Merthyr Cyfyngedig (CCM) yn Landlord Cymdeithasol Cofrestredig a’r mudiad cydfuddiannol cyntaf rhwng tenantiaid a chyflogeion yng Nghymru.

Mae’r polisi preifatrwydd hwn yn esbonio pa wybodaeth bersonol rydym yn ei chadw amdanoch chi a sut rydym yn defnyddio unrhyw wybodaeth bersonol rydym yn ei chasglu amdanoch chi pan fyddwch yn defnyddio unrhyw un o’n gwasanaethau neu pan fyddwch yn ymweld â’n gwefan.

Rydym yn cydymffurfio â’r gyfraith diogelu data. Noda hyn bod yn rhaid i’r wybodaeth bersonol rydym yn ei chadw amdanoch chi:

  • Gael ei defnyddio mewn ffordd gyfreithlon, deg a thryloyw.
  • Cael ei chasglu at ddibenion dilys rydym wedi’u hesbonio’n glir wrthych chi yn unig ac ni chaiff ei defnyddio mewn unrhyw ffordd nad yw’n cyd-fynd â’r dibenion hynny.
  • Bod yn berthnasol i’r dibenion rydym wedi eich hysbysu amdanynt ac wedi’i chyfyngu i’r dibenion hynny yn unig.
  • Bod yn gywir ac yn gyfredol.
  • Cael ei chadw am y cyfnod angenrheidiol yn unig at y dibenion rydym wedi’ch hysbysu amdanynt.
  • Cael ei chadw’n ddiogel

 

Pa wybodaeth ydym yn ei chasglu amdanoch chi?

Rydym yn casglu, yn cadw ac yn defnyddio (prosesu) amrywiaeth o ddata personol am ein darpar denantiaid a’n darpar lesddeiliaid, ein tenantiaid a’n lesddeiliaid presennol a’n tenantiaid a’n lesddeiliaid blaenorol. Mae’r math o ddata personol rydym yn ei gadw amdanoch chi yn cynnwys: eich cyfeiriad, enwau’r bobl yn y cartref, dyddiadau geni, manylion cyswllt, rhif yswiriant gwladol a chofnodion o unrhyw drafodiadau megis taliadau neu geisiadau am wybodaeth.

 

Data categori arbennig

Gallwn hefyd brosesu categorïau arbennig o ddata personol megis hil; rhyw; ethnigrwydd; crefydd neu gredoau eraill, tueddfryd rhywiol, a hanes meddygol.

Gall gwybodaeth am eich iechyd corfforol neu’ch iechyd meddwl neu’ch statws anabledd hefyd gael ei defnyddio i sicrhau bod modd i ni ddarparu llety i chi sy’n diwallu eich anghenion. Rydym hefyd yn dymuno sicrhau ein bod yn cyfathrebu gyda chi yn y ffordd fwyaf priodol felly byddwn yn gofyn cwestiynau i chi am eich iaith gyntaf, neu a oes angen gwybodaeth arnoch mewn ffont fwy, neu mewn braille.

O bryd i’w gilydd, efallai y bydd hefyd angen i ni brosesu data amdanoch chi sy’n ymwneud â thramgwyddau neu droseddau cyfreithiol.

Fel landlord, ein prif ddiben dros gasglu, cadw a defnyddio eich data personol yw ein galluogi i reoli eich cytundeb tenantiaeth gyda ni. Rydym yn casglu gwybodaeth amdanoch chi pan fyddwch yn:-

  • Cwblhau ffurflen gais am dai ac yn gofyn am un o’n cartrefi;
  • Derbyn cynnig am un o’n cartrefi;
  • Gofyn am symud i gartref arall;
  • Gwneud cais am unrhyw un o’n gwasanaethau;
  • Cwblhau ein harolwg o gwsmeriaid o’ch gwirfodd;
  • Rhoi adborth neu’n gwneud cwyn;
  • Ymweld â’n gwefan; ac yn
  • Cysylltu â ni drwy e-bost neu dros y ffôn.

 

Byddwn hefyd yn casglu gwybodaeth bersonol ychwanegol yn ystod gweithgareddau landlord/tenant drwy gydol y cyfnod y byddwch yn rhentu cartref gennym ni.

Caiff defnydd o’r wefan ei gasglu drwy gwcis. Gallwch dderbyn gwybodaeth bellach am ein polisi cwcis yma.

 

Rydym hefyd yn prosesu gwybodaeth bersonol gan ddefnyddio systemau Camerâu Teledu Cylch Cyfyng ac rydym yn monitro ac yn casglu delweddau ar gyfer:-

  • Rhesymau diogelwch
  • Atal a datgelu trosedd; a
  • Dibenion diogelwch staff a monitor.

 

Caiff pob galwad ffôn i’n Canolfan Gyswllt ei recordio a chaiff ei defnyddio i hyfforddi staff a gwella’r gwasanaethau rydym yn eu darparu i chi. Cedwir y recordiadau am gyfnod o 42 o ddiwrnod yna cânt eu dileu, oni bai eich bod yn gwneud cwyn yn ystod y cyfnod amser hwn a bydd modd i ni gadw’r recordiad am gyfnod hirach.

O bryd i’w gilydd, efallai y byddwn yn derbyn gwybodaeth amdanoch chi gan asiantaethau eraill megis yr adran budd-dal tai a’r adran gwasanaethau cymdeithasol yn yr Awdurdod Lleol, yr Adran Gwaith a Phensiynau, yr Heddlu neu’r GIG.

 

Sut byddwn yn defnyddio’r wybodaeth amdanoch chi?

Byddwn yn defnyddio eich gwybodaeth bersonol mewn achosion lle y mae’r gyfraith yn caniatáu i ni ei defnyddio yn unig. Yn fwyaf cyffredin, byddwn yn defnyddio eich gwybodaeth bersonol dan yr amgylchiadau canlynol:

  • Pan fyddwch wedi rhoi caniatâd i ni, er bod gofyniad arnom dderbyn eich caniatâd ar gyfer nifer gyfyngedig o amgylchiadau yn unig.
  • Pan fydd angen i ni weithredu’r contract rydym wedi’i gytuno â chi.
  • Pan fydd angen i ni gydymffurfio â dyletswydd gyfreithiol.
  • Pan fydd angen i ni ddiogelu eich buddiannau (neu fuddiannau rhywun arall).
  • Pan fydd ei angen er buddiant y cyhoedd neu at ddibenion swyddogol.
  • Pan fydd ei angen am ein buddiant dilys (neu rai trydydd parti) ac nid yw’ch buddiannau na’ch hawliau sylfaenol yn sarnu’r buddiannau hynny.

 

Mae angen pob categori o’r wybodaeth rydym yn ei gasglu amdanoch arnom ni yn bennaf i ganiatáu i ni weithredu ein contract gyda chi ac i ganiatáu i ni gydymffurfio â rhwymedigaethau cyfreithiol. Mewn rhai achosion efallai y byddwn yn defnyddio eich gwybodaeth bersonol pan fydd er buddiant y cyhoedd (neu am ein rhesymau swyddogol ein hunain) i ni wneud hynny neu i fynd ar drywydd buddiannau dilys ein hunain neu rai trydydd parti, ar yr amod nid yw’ch buddiannau na’ch hawliau sylfaenol yn sarnu’r buddiannau hynny. Mewn sefyllfaoedd mwy prin, efallai y bydd angen i ni ddefnyddio eich gwybodaeth bersonol i ddiogelu eich buddiannau chi neu fuddiannau rhywun arall.

Rydym yn defnyddio eich gwybodaeth bersonol i:

  • Alluogi i ni ddarparu llety i chi ac i ddarparu gwasanaethau sy’n diwallu eich anghenion.
  • Monitro cydymffurfiaeth â’r cytundeb tenantiaeth
  • Sicrhau ein bod yn diwallu ein holl ddyletswyddau cyfreithiol a statudol megis y rheiny sy’n gymwys o dan Ddeddf Cydraddoldeb 2010.
  • Helpu i atal troseddu ac erlyn troseddwyr.
  • Diogelu unigolion rhag niwed.
  • Darparu gwasanaethau lles i chi gan gynnwys cyngor a chymorth priodol.
  • Cynnal ymchwil a darparu gwybodaeth ddienw i helpu i wella ein gwasanaethau a chyfeirio arian i’r meysydd mwyaf priodol.
  • Rheoli atgyweiriadau a newidiadau i gartrefi

 

Gwybodaeth am euogfarnau troseddol

Gallwn ddefnyddio gwybodaeth yn ymwneud ag euogfarnau troseddol mewn achosion lle mae’r gyfraith yn caniatáu i ni ei defnyddio yn unig.

Rhagwelwn y byddwn yn cadw gwybodaeth am euogfarnau troseddol. Byddwn yn defnyddio gwybodaeth am euogfarnau troseddol a thramgwyddau troseddol i asesu risg ac addasrwydd wrth leoli tenantiaid mewn cartrefi ac i fynd i’r afael â chwynion ynghylch ymddygiad niwsans a gwrthgymdeithasol.

Gallwn ddefnyddio eich gwybodaeth bersonol yn y modd hwn am ei fod er buddiant y cyhoedd i ni wneud hynny. Gallwn hefyd ddefnyddio gwybodaeth yn ymwneud ag euogfarnau troseddol yn ôl yr angen o ran hawliadau cyfreithiol, lle y mae angen i ni ddiogelu eich buddiannau (neu fuddiannau rhywun arall) ac nid oes modd i chi roi eich caniatâd, neu os ydych eisoes wedi cyhoeddi’r wybodaeth.

Mae gennym bolisi a threfniadau diogelu mewn lle ac mae gofyniad cyfreithiol arnom i’w cynnal wrth brosesu data o’r fath.

Gallwn ddefnyddio eich gwybodaeth bersonol yn y modd hwn am ei fod er buddiant y cyhoedd i ni wneud hyn. Mae gennym bolisi a threfniadau diogelu mewn lle ac mae gofyniad cyfreithiol arnom i’w cynnal wrth brosesu data o’r fath.

 

Rhannu eich gwybodaeth

Fel y rheolydd data ar gyfer y mwyafrif o’r data personol rydym yn ei gadw amdanoch chi sy’n ymwneud â’ch tenantiaeth, CCM yw’r prif fudiad a fydd yn prosesu data personol amdanoch chi parthed eich tenantiaeth. Fodd bynnag, er mwyn i’n galluogi ni i gyflawni ein rôl fel eich landlord, weithiau efallai y bydd angen i ni rannu’r wybodaeth bersonol rydym yn ei phrosesu gyda mudiadau eraill yn ôl yr angen er mwyn cyflawni contract, neu gydymffurfio â rheoliad, neu pan fydd angen i ni sicrhau eich bod yn derbyn y swm cywir o fudd-daliadau megis gyda’r Adran Gwaith a Phensiynau neu’r adran budd-dal tai, neu pan fod gofyniad cyfreithiol arnom i’w wneud. Mewn achosion felly, mae gofyniad arnom i gydymffurfio â phob agwedd o Reoliad Diogelu Data Cyffredinol 2018. Rydym hefyd yn disgwyl i drydydd partïon barchu diogelwch eich data a’i drin yn unol â’r gyfraith.

 

Mae’r trydydd partïon y byddwn yn rhannu eich data personol gyda nhw yn cynnwys:

  • Pob un o’n contractwyr a’n hisgontractwyr ar ein fframwaith, sy’n cynnwys cyfnewid tai rhent, y gallwch weld eu hysbysiad preifatrwydd yma, a chwmnïau cyfleustodau.

Ni fyddwn yn rhannu eich gwybodaeth gyda thrydydd partïon at ddibenion marchnata.

 

Trosglwyddo gwybodaeth dramor

Nid ydym yn trosglwyddo unrhyw wybodaeth y tu allan i’r Ardal Economaidd Ewropeaidd.

 

Diogelwch data

Rydym wedi gosod mesurau diogelwch priodol mewn lle i atal eich gwybodaeth bersonol rhag cael ei cholli ar ddamwain, ei defnyddio neu ei darllen mewn unrhyw ffordd anawdurdodedig, ei newid neu ei datgelu. Yn ogystal, rydym yn cyfyngu mynediad i’ch gwybodaeth bersonol i’r cyflogeion, yr asiantwyr, y contractwyr a’r trydydd partïon eraill y mae angen iddynt wybod amdani at ddibenion busnes. Byddant yn prosesu eich gwybodaeth bersonol dan ein cyfarwyddyd ni yn unig ac maent yn destun dyletswydd cyfrinachedd.

Rydym wedi gosod gweithdrefnau mewn lle i fynd i’r afael ag unrhyw dor-ddiogelwch data amheus a byddwn yn eich hysbysu chi ac unrhyw reoleiddiwr perthnasol am unrhyw dor amheus pan fo gofyniad cyfreithiol arnom i wneud hynny.

 

Am ba mor hir ydym yn cadw gwybodaeth?

Caiff unrhyw wybodaeth rydym yn ei chasglu ei chadw yn unol â chanllawiau a ddosberthir gan y Ffederasiwn Tai Cenedlaethol. Caiff manylion llawn am hyn eu cynnwys yn ein Protocol Cadw ac mae ar gael ar gais.

 

Hawliau’r unigolyn

Mae’n bwysig bod y wybodaeth rydym yn ei chadw amdanoch chi yn gywir ac yn gyfredol. Dylech ein hysbysu os bydd eich gwybodaeth bersonol yn newid yn ystod cyfnod eich perthynas tenant gyda ni.

 

Mynediad

Gallwch ofyn am weld copi o’ch gwybodaeth bersonol (a elwir yn “cais gan wrthrych y data”). Mae’n rhaid i unrhyw gais am wybodaeth gael ei wneud yn ysgrifenedig a hefyd mae’n rhaid cynnwys prawf o’ch hunaniaeth. Mae hwn yn fesur diogelwch priodol i sicrhau nad yw gwybodaeth bersonol yn cael ei datgelu i unrhyw un nad oes ganddo hawl i’w derbyn. Byddwn yn rhoi’r wybodaeth hon i chi ymhen un mis o dderbyn cais. Fodd bynnag, os byddwn yn ystyried bod eich cais yn ddi-sail, yn gofyn am ormod o wybodaeth neu ei bod yn wybodaeth rydym eisoes wedi’i rhoi i chi yna efallai y byddwn yn codi ffi resymol am hyn neu efallai y byddwn yn gwrthod ymateb i chi. Os byddwn yn gwrthod ymateb i’ch cais byddwn yn eich hysbysu am ein rheswm ymhen un mis o’ch cais. Mae gennych hawl i apelio i Swyddfa’r Comisiynydd Gwybodaeth neu i fynd ar ôl datrysiad cyfreithiol, a darperir eu manylion cyswllt isod.

 

Cywiro

Os credwch fod y wybodaeth rydym yn ei chadw amdanoch chi yn anghywir yna dylech ein hysbysu cyn gynted â phosib naill ai’n ysgrifenedig neu dros y ffôn. Byddwn yn ymchwilio i’ch cais ac os ydym yn cytuno, byddwn yn trefnu i’r wybodaeth gael ei chywiro ymhen un mis o gael ein hysbysu gennych chi, oni bai bod y wybodaeth yn gymhleth, yna byddwn yn ei chywiro ymhen dau fis. Byddwn hefyd yn hysbysu unrhyw un arall rydym wedi rhoi’r wybodaeth hon iddynt.

Os byddwn yn ystyried bod eich cais yn ddi-sail, yn gofyn am ormod o wybodaeth neu ei bod yn wybodaeth rydym eisoes wedi’i rhoi i chi yna efallai y byddwn yn codi ffi resymol am hyn neu efallai y byddwn yn gwrthod ymateb i chi. Os byddwn yn gwrthod ymateb i’ch cais byddwn yn eich hysbysu am ein rheswm ymhen un mis o’ch cais. Mae gennych hawl i apelio i Swyddfa’r Comisiynydd Gwybodaeth neu i fynd ar ôl datrysiad cyfreithiol, a darperir eu manylion cyswllt isod.

 

Dileu

Mae gennych hawl i ofyn i’ch gwybodaeth bersonol gael ei dileu. Mae hyn yn eich galluogi i ofyn i ni ddileu neu dynnu gwybodaeth bersonol pan nad oes unrhyw reswm da drosom yn parhau i’w phrosesu. Mae hefyd gennych hawl i ofyn i ni ddileu neu dynnu eich gwybodaeth bersonol pan fyddwch wedi gweithredu eich hawl i wrthwynebu iddi gael ei phrosesu (gweler isod).

Mae’n rhaid i unrhyw geisiadau am ddileu gael eu gwneud yn ysgrifenedig ac mae’n rhaid cynnwys prawf o’ch hunaniaeth. Mae hwn yn fesur diogelwch priodol i sicrhau nad yw gwybodaeth bersonol yn cael ei datgelu i unrhyw un nad oes ganddo hawl i’w derbyn. Byddwn yn rhoi’r wybodaeth hon i chi ymhen un mis o dderbyn cais.

Os byddwn yn ystyried bod eich cais yn ddi-sail, yn gofyn am ormod o wybodaeth neu ei bod yn wybodaeth rydym eisoes wedi’i rhoi i chi yna efallai y byddwn yn codi ffi resymol am hyn neu efallai y byddwn yn gwrthod ymateb i chi. Os byddwn yn gwrthod ymateb i’ch cais byddwn yn eich hysbysu am ein rheswm ymhen un mis o’ch cais. Mae gennych hawl i apelio i Swyddfa’r Comisiynydd Gwybodaeth neu i fynd ar ôl datrysiad cyfreithiol, a darperir eu manylion cyswllt isod.

 

Gwrthwynebu

Gallwch wrthwynebu eich data personol yn cael ei brosesu pan fydd yn cynnwys marchnata uniongyrchol, ond bydd angen i ni gadw cofnod o hyn i sicrhau ein bod yn cydymffurfio â’ch cais.

Er gallwch hefyd gwrthwynebu mathau eraill o brosesu megis prosesu at ddibenion ymchwil neu ystadegol neu pan seilir y prosesu ar fuddiannau dilys, mae’r hawl hon wedi’i chyfyngu. Byddwn yn ymateb i unrhyw geisiadau ymhen un mis.

Os byddwn yn ystyried bod eich cais yn ddi-sail, yn gofyn am ormod o wybodaeth neu ei bod yn wybodaeth rydym eisoes wedi’i rhoi i chi yna efallai y byddwn yn codi ffi resymol am hyn neu efallai y byddwn yn gwrthod ymateb i chi. Os byddwn yn gwrthod ymateb i’ch cais byddwn yn eich hysbysu am ein rheswm ymhen un mis o’ch cais. Mae gennych hawl i apelio i Swyddfa’r Comisiynydd Gwybodaeth neu i fynd ar ôl datrysiad cyfreithiol, a darperir eu manylion cyswllt isod.

 

Cyfyngu

Mae gennych hawl i ofyn i brosesu eich gwybodaeth bersonol gael ei gyfyngu. Mae hyn yn eich galluogi i ofyn i ni ohirio prosesu gwybodaeth bersonol amdanoch chi, er enghraifft, os ydych yn dymuno i ni wirio ei chywirdeb a’r rheswm dros ei phrosesu.

Byddwn yn darparu’r wybodaeth hon i chi ymhen un mis o dderbyn cais.

Os byddwn yn ystyried bod eich cais yn ddi-sail, yn gofyn am ormod o wybodaeth neu ei bod yn wybodaeth rydym eisoes wedi’i rhoi i chi yna efallai y byddwn yn codi ffi resymol am hyn neu efallai y byddwn yn gwrthod ymateb i chi. Os byddwn yn gwrthod ymateb i’ch cais byddwn yn eich hysbysu am ein rheswm ymhen un mis o’ch cais. Mae gennych hawl i apelio i Swyddfa’r Comisiynydd Gwybodaeth neu i fynd ar ôl datrysiad cyfreithiol, a darperir eu manylion cyswllt isod.

 

Trosglwyddo

Gallwch ofyn i’ch gwybodaeth bersonol gael ei throsglwyddo i barti arall.

 

Yr hawl i dynnu caniatâd yn ôl

Yn y nifer gyfyngedig o amgylchiadau lle y byddwch wedi rhoi caniatâd i’ch gwybodaeth bersonol gael ei chasglu, ei phrosesu a’i throsglwyddo at ddiben penodol, mae gennych yr hawl i dynnu yn ôl eich caniatâd i’r prosesu penodol hynny ar unrhyw adeg a gellir gwneud hyn yn ysgrifenedig, naill ai trwy lythyr neu e-bost, neu gallwch ein ffonio drwy ddefnyddio’r rhifau a nodwyd isod.

 

Gwneud Penderfyniadau Awtomataidd

Nid ydym yn cynnal system o wneud penderfyniadau awtomataidd yng Nghartrefi Cymoedd Merthyr.

 

Yr hyn yr hoffem ei wneud gyda’r data yn ogystal

Efallai y dymunwn gysylltu â chi i gymryd rhan mewn ymchwil annibynnol neu i ddod yn aelod o’n Mudiad Cydfuddiannol neu i roi gwasanaethau cyngor penodol i chi yn y dyfodol.

Os ydych chi wedi rhoi eich caniatad i dderbyn deunydd marchnata fel aelod o’r mudiad cydfuddiannol, ond rydych chi’n newid eich meddwl yn y dyfodol, gallwch optio allan.

Mae gennych hawl i roi stop arnom yn cysylltu â chi at ddibenion marchnata.

Os nad ydych yn dymuno i ni gysylltu â chi at ddibenion marchnata bellach, yna cliciwch yma

 

Sut i gysylltu â ni

Cysylltwch â ni os oes gennych unrhyw gwestiynau ynghylch ein polisi preifatrwydd neu ynghylch y wybodaeth rydym yn ei chadw amdanoch chi:

Drwy e-bost: info@mvhomes.org.uk

Drwy lythyr: Tŷ Brychan, 22 Heol Lansbury, Gellideg, Merthyr Tudful, CF48 1HA.

Dros y ffôn: 0800 085 7843 neu 01685 727772

 

Manylion cyswllt y Swyddog Diogelu Data

Enw: Nicola Aubrey

Teitl Swydd: Rheolwr Polisi a Pherfformiad

E-bost: info@mvhomes.org.uk

 

Swyddfa’r Comisiynydd Gwybodaeth

Os dymunech wneud cwyn ynghylch y ffordd y mae eich gwybodaeth wedi’i phrosesu, yna gallwch gysylltu â Swyddfa’r Comisiynydd Gwybodaeth yn y cyfeiriad a nodwyd isod:-

Swyddfa’r Comisiynydd Gwybodaeth 2il Lawr, Tŷ Churchill, Ffordd Churchill, Caerdydd CF10 2HH Ffôn: 02920 678400 Ffacs: 02920 678399 E-bost: wales@ico.org.uk

 

Newidiadau i’r hysbysiad preifatrwydd hwn

Cedwir pob hawl i ddiweddaru’r hysbysiad preifatrwydd hwn ar unrhyw adeg.

Diweddarwyd yr hysbysiad preifatrwydd hwn ar: 23 Mai 2018