skip to main content

Hysbysiad Preifatrwydd

Hysbysiad Preifatrwydd

Lesddeiliaid Cartrefi Cymoedd Merthyr o Gwmni Cydweithredol Taf Fechan

Mae Cartrefi Cymoedd Merthyr Cyfyngedig (MVH) yn Landlord Cymdeithasol Cofrestredig a’r cwmni cydfuddiannol cyntaf yng Nghymru i denantiaid a gweithwyr. Mae gan Gartrefi Cymoedd Merthyr gontract gwasanaethau rheoli gyda Chwmni Cydweithredol Taf Fechan.

Mae’r polisi preifatrwydd hwn yn egluro pa wybodaeth bersonol sydd gennym amdanoch a sut rydym yn defnyddio unrhyw wybodaeth bersonol a gasglwn amdanoch pan fyddwch yn defnyddio unrhyw un o’n gwasanaethau neu pan fyddwch yn ymweld â’n gwefan.

Byddwn yn cydymffurfio â chyfraith diogelu data. Mae hyn yn nodi bod rhaid i’r wybodaeth bersonol sydd gennym amdanoch:

  • Gael ei ddefnyddio’n gyfreithlon, yn deg ac yn dryloyw.
  • Cael ei chasglu at ddibenion dilys rydym wedi eu hesbonio’n glir i chi ac na chaiff ei defnyddio mewn unrhyw ffordd sy’n anghydnaws â’r dibenion hynny.
  • Yn berthnasol i’r dibenion rydym wedi dweud wrthych amdanynt ac wedi eu cyfyngu i’r dibenion hynny yn unig.
  • Yn gywir ac yn gyfoes.
  • Yn cael ei chadw dim ond cyhyd ag sydd angen ar gyfer y dibenion rydym wedi dweud wrthych amdanynt.
  • Cael ei chadw’n ddiogel.

Pa wybodaeth rydyn ni’n ei chasglu amdanoch chi?

Rydym yn casglu, storio ac yn defnyddio (prosesu) amrywiaeth o ddata personol ynglŷn â Phreswylwyr Taf Fechan. Mae’r math o ddata personol sydd gennym amdanoch yn cynnwys: eich cyfeiriad, enwau pobl ar yr aelwyd, dyddiadau geni, manylion cyswllt, cofnodion unrhyw drafodion fel taliadau, papurau adfer incwm, adroddiadau ymddygiad gwrthgymdeithasol, cwynion a chopi o’ch cytundeb les ac unrhyw geisiadau am wybodaeth.

Data categori arbennig

Gallwn hefyd brosesu categorïau arbennig o ddata personol fel hil; rhywedd; ethnigrwydd; crefydd neu gredoau eraill, cyfeiriadedd rhywiol, a hanes meddygol a gesglir pan fyddwch yn gwneud cais am lety gyda Chwmni Cydweithredol Taf Fechan ac sy’n cael ei storio gan Gartrefi Cymoedd Merthyr.

Yn ogystal, bydd y wybodaeth a roesoch am statws eich iechyd corfforol neu feddyliol neu’ch anabledd fel rhan o’ch cais am lety yn cael ei storio i sicrhau ein bod yn darparu lefel briodol o wasanaeth fel rhan o’n contract rheoli gyda Chwmni Cydweithredol Taf Fechan. Rydym hefyd am sicrhau ein bod yn cyfathrebu â chi yn y ffordd fwyaf priodol, felly byddwn yn storio gwybodaeth am eich iaith gyntaf, neu os oes angen gwybodaeth arnoch mewn ffont mwy neu braille.

Fel asiant rheoli, ein prif ddiben wrth gasglu, storio a defnyddio eich data personol yw ein galluogi i reoli eich cytundeb tenantiaeth â Chwmni Cydweithredol Taf Fechan. Rydym yn casglu gwybodaeth amdanoch pan fyddwch yn:-

  • Llenwi ffurflen gais am lety ac yn gofyn am un o dai Cwmni Cydweithredol Taf Fechan;
  • Derbyn cynnig am lety gan Taf Fechan;
  • Gofyn am symud i lety arall;
  • Gofyn am waith atgyweirio;
  • Talu eich rhent i’r Cyfrif Banc Cydweithredol;
  • Rhoi gwybod am broblemau gydag ymddygiad gwrthgymdeithasol;
  • Rhoi adborth neu wneud cwyn;
  • Ymweld â gwefan MVH; a
  • Chysylltu â MVH drwy e-bost neu ar y ffôn.

Byddwn hefyd yn casglu gwybodaeth bersonol ychwanegol yn ystod gweithgareddau landlord/tenant drwy gydol y cyfnod y byddwch yn rhentu gyda Chwmni Cydweithredol Taf Fechan.

Mae’r defnydd o’r wefan yn cael ei gasglu drwy ddefnyddio cwcis. Ceir mwy o wybodaeth am bolisi cwcis MVH yma. (Hypergysylltiadau i wybodaeth am cwcis).

Os byddwch yn ymweld â’n swyddfeydd i roi gwybod am waith atgyweirio, ymddygiad gwrthgymdeithasol neu i wneud cwyn, rydym hefyd yn prosesu gwybodaeth bersonol drwy ddefnyddio systemau teledu cylch cyfyng ac yn monitro ac yn casglu delweddau gweledol am:-

  • Resymau diogelwch
  • Atal a datrys troseddau; a
  • Dibenion diogelwch staff a monitro.

Caiff pob galwad ffôn a wneir i’n Canolfan Gyswllt eu recordio a’u defnyddio i hyfforddi staff ac i wella’r gwasanaethau a ddarparwn i chi. Cedwir recordiad o’r galwadau am 42 diwrnod ac yna eu dileu, oni bai eich bod yn gwneud cwyn o fewn yr amserlen hon, yna byddwn yn gallu cadw’r recordiad am gyfnod hirach.

O bryd i’w gilydd, efallai y byddwn hefyd yn cael gwybodaeth amdanoch gan asiantaethau eraill fel adrannau’r dreth gyngor, budd-dal tai a gwasanaethau cymdeithasol yn yr Awdurdod Lleol, yr Adran Gwaith a Phensiynau, yr Heddlu neu’r GIG.

Sut byddwn yn defnyddio’r wybodaeth amdanoch chi?

Byddwn ond yn defnyddio eich gwybodaeth bersonol pan fydd y gyfraith yn caniatáu i ni wneud hynny. Yn fwyaf cyffredin, byddwn yn defnyddio eich gwybodaeth bersonol o dan yr amgylchiadau canlynol:

  • Lle rydych wedi rhoi caniatâd i ni, er mai dim ond mewn nifer cyfyngedig o amgylchiadau y mae hynny’n angenrheidiol.
  • Lle mae angen i ni gyflawni’r contract rydym wedi ymrwymo â chi a/neu Gwmni Cydweithredol Taf Fechan.
  • Lle mae angen i ni gydymffurfio â rhwymedigaeth gyfreithiol.
  • Lle mae angen i ni ddiogelu eich buddiannau (neu fuddiannau rhywun arall).
  • Lle mae ei angen er budd y cyhoedd neu at ddibenion swyddogol.
  • Lle mae’n angenrheidiol ar gyfer ein buddiannau cyfreithlon (neu fuddiannau trydydd parti) a bod eich buddiannau a’ch hawliau sylfaenol chi ddim yn diystyru’r buddiannau hynny.

Mae angen yr holl gategorïau o wybodaeth rydym yn eu casglu amdanoch yn bennaf er mwyn ein galluogi i gyflawni ein contract â chi a/neu Gwmni Cydweithredol Taf Fechan a’n galluogi i gydymffurfio â rhwymedigaethau cyfreithiol. Mewn rhai achosion, efallai y byddwn yn defnyddio eich gwybodaeth bersonol os yw er lles y cyhoedd (neu ar gyfer ein dibenion swyddogol) i ni wneud hynny neu i ddilyn buddiannau cyfreithlon ein hunain neu fuddiannau trydydd parti, ar yr amod nad yw eich buddiannau a’ch hawliau sylfaenol yn diystyru’r buddiannau hynny. Mewn sefyllfaoedd mwy prin, efallai y bydd angen i ni ddefnyddio eich gwybodaeth bersonol i ddiogelu eich buddiannau neu fuddiannau rhywun arall.

Rydym yn defnyddio eich gwybodaeth bersonol i:

  • Ein galluogi i gyfathrebu â chi ac i ddarparu gwasanaethau sy’n diwallu eich anghenion.
  • Monitro cydymffurfiaeth â’ch cytundeb lesddaliad.
  • Sicrhau ein bod yn cyflawni ein holl ddyletswyddau cyfreithiol a statudol fel y rhai sy’n berthnasol o dan Ddeddf Cydraddoldeb 2010.
  • Helpu i atal troseddau ac erlyn troseddwyr.
  • Amddiffyn unigolion rhag niwed.
  • Darparu gwasanaethau lles i chi gan gynnwys cyngor a chefnogaeth briodol.
  • Rheoli gwaith atgyweirio a newidiadau i eiddo.

 

Rhannu eich gwybodaeth

Fel rheolwr data ar gyfer llawer o’r data personol sydd gennym amdanoch mewn cysylltiad â’ch tenantiaeth, bydd MVH yn prosesu data personol amdanoch mewn perthynas â’ch tenantiaeth lesddaliad. Fodd bynnag, er mwyn ein galluogi i gyflawni ein rôl fel asiant rheoli, efallai y bydd angen i ni o dro i dro rannu’r wybodaeth bersonol a broseswn gyda sefydliadau eraill lle mae angen cyflawni contract, neu gydymffurfio â rheoliad, neu lle mae angen i ni sicrhau eich bod yn cael y swm cywir o fudd-dal wrth yr Adran Gwaith a Phensiynau neu’r adran budd-daliadau tai, neu lle mae’n ofynnol i ni wneud hynny yn gyfreithiol. Lle mae angen gwneud hynny, mae’n ofynnol i ni gydymffurfio â phob agwedd ar y Rheoliad Diogelu Data Cyffredinol (GDPR) 2018. Rydym hefyd yn ei gwneud yn ofynnol i bob trydydd parti barchu diogelwch eich data a’i drin yn unol â’r gyfraith.

 

Mae’r cwmnïau trydydd parti rydym yn rhannu data personol â nhw yn cynnwys:

Pwyllgor Cwmni Cydweithredol Taf Fechan, Contractwyr (ac isgontractwyr) sy’n cael eu cyflogi i wneud gwaith atgyweirio neu wasanaethu’r gwres canolog yn eich llety.

Ni fyddwn yn rhannu eich gwybodaeth â chwmnïau trydydd parti at ddibenion marchnata.

Trosglwyddo gwybodaeth dramor

Nid ydym yn trosglwyddo unrhyw wybodaeth bersonol y tu allan i’r AEE.

Diogelwch data

Rydym wedi rhoi mesurau diogelwch priodol ar waith i atal eich gwybodaeth bersonol rhag cael ei cholli’n ddamweiniol, ei defnyddio neu gael mynediad iddi mewn ffordd anawdurdodedig, ei newid neu ei datgelu. Yn ogystal, rydym yn cyfyngu mynediad i’ch gwybodaeth bersonol i’r gweithwyr, asiantau, contractwyr a chwmnïau trydydd parti hynny sydd ag angen busnes. Dim ond ar ein cyfarwyddyd ni y byddant yn prosesu eich gwybodaeth bersonol ac maent yn destun dyletswydd cyfrinachedd.

Rydym wedi rhoi gweithdrefnau ar waith i ddelio ag unrhyw amheuaeth o dorri diogelwch data a byddwn yn rhoi gwybod i chi ac unrhyw reoleiddiwr perthnasol am unrhyw amheuaeth o hynny lle mae’n ofynnol i ni wneud hynny yn gyfreithiol.

Pa mor hir rydyn ni’n storio gwybodaeth?

Caiff unrhyw wybodaeth a gasglwn ei storio yn unol â chanllawiau a gyhoeddir gan y Ffederasiwn Tai Cenedlaethol. Mae manylion llawn am hyn wedi’u cynnwys yn ein Protocol Cadw sy’n rhan o’n Polisi Diogelu Data ac mae ar gael o ofyn amdano.

 

Hawliau unigol

Mae’n bwysig bod y wybodaeth bersonol sydd gennym amdanoch yn gywir ac yn gyfoes. Rhowch wybod i ni os bydd eich gwybodaeth bersonol yn newid yn ystod cyfnod eich tenantiaeth lesddaliad gyda Chwmni Cydweithredol Taf Fechan.

Mynediad

Gallwch ofyn am gael gweld copi o’ch gwybodaeth bersonol (a elwir yn “gais mynediad gwrthrych y data”). Rhaid i unrhyw geisiadau am wybodaeth gael eu gwneud yn ysgrifenedig a hefyd gynnwys prawf o’ch hunaniaeth. Mae hwn yn fesur diogelwch priodol i sicrhau na ddatgelir gwybodaeth bersonol i unrhyw berson sydd heb hawl i’w derbyn. Byddwn yn rhoi’r wybodaeth hon i chi o fewn mis i dderbyn y cais. Fodd bynnag, os ydym o’r farn bod eich cais yn ddi-sail, yn gofyn am ormod o wybodaeth neu wybodaeth rydym eisoes wedi’i darparu, yna efallai y byddwn yn codi ffi resymol am hyn neu efallai y byddwn yn gwrthod ymateb. Os byddwn yn gwrthod ymateb i’ch cais byddwn yn rhoi gwybod i chi am ein rheswm o fewn un mis i’ch cais. Mae gennych hawl i apelio at Swyddfa’r Comisiynydd Gwybodaeth neu i geisio ateb barnwrol. Gweler y manylion cyswllt isod.

Cywiro

Os ydych chi’n credu bod y wybodaeth sydd gennym amdanoch yn anghywir, yna dylech roi gwybod i ni cyn gynted â phosibl naill ai’n ysgrifenedig neu dros y ffôn. Byddwn yn ymchwilio i’ch cais ac os byddwn yn cytuno, byddwn yn trefnu i’r wybodaeth gael ei chywiro o fewn mis i chi ddweud wrthym, oni bai bod y wybodaeth yn gymhleth, ac yna byddwn yn ei chywiro o fewn dau fis. Byddwn hefyd yn dweud wrth unrhyw un arall rydym wedi darparu’r wybodaeth hon iddynt.

Os ydym o’r farn bod eich cais yn ddi-sail, yn gofyn am ormod o wybodaeth neu’n wybodaeth rydym eisoes wedi’i darparu, yna efallai y byddwn yn codi ffi resymol am hyn neu efallai y byddwn yn gwrthod ymateb. Os byddwn yn gwrthod ymateb i’ch cais byddwn yn rhoi gwybod i chi am ein rheswm o fewn un mis i’ch cais. Mae gennych hawl i apelio at Swyddfa’r Comisiynydd Gwybodaeth neu i geisio ateb barnwrol. Gweler y manylion cyswllt isod.

Dileu

Mae gennych hawl i ofyn i’ch gwybodaeth bersonol gael ei dileu. Mae hyn yn eich galluogi i ofyn i ni ddileu neu gael gwared ar wybodaeth bersonol lle nad oes rheswm da i ni barhau i’w phrosesu. Mae gennych hefyd hawl i ofyn i ni ddileu neu gael gwared ar eich gwybodaeth bersonol lle rydych wedi arfer eich hawl i wrthwynebu prosesu (gweler isod).

 

Rhaid i unrhyw geisiadau i ddileu gael eu gwneud yn ysgrifenedig a chynnwys prawf o’ch hunaniaeth. Mae hwn yn fesur diogelwch priodol i sicrhau na ddatgelir gwybodaeth bersonol i unrhyw berson sydd heb hawl i’w derbyn. Byddwn yn rhoi’r wybodaeth hon i chi o fewn mis i dderbyn y cais.

Os ydym o’r farn bod eich cais yn ddi-sail, yn gofyn am ormod o wybodaeth neu’n wybodaeth rydym eisoes wedi’i darparu, yna efallai y byddwn yn codi ffi resymol am hyn neu efallai y byddwn yn gwrthod ymateb. Os byddwn yn gwrthod ymateb i’ch cais byddwn yn rhoi gwybod i chi am ein rheswm o fewn un mis i’ch cais. Mae gennych hawl i apelio at Swyddfa’r Comisiynydd Gwybodaeth neu i geisio ateb barnwrol. Gweler y manylion cyswllt isod.

Gwrthwynebu

Gallwch wrthwynebu i’ch data personol gael ei phrosesu lle mae’n ymwneud â marchnata uniongyrchol, ond bydd angen i ni gadw cofnod o hyn i sicrhau ein bod yn cydymffurfio â’ch cais.

Er y gallwch hefyd wrthwynebu mathau eraill o brosesu fel prosesu at ddibenion ymchwil neu ystadegol neu lle mae prosesu yn seiliedig ar fuddiannau cyfreithlon, mae’r hawl hon yn gyfyngedig. Byddwn yn ymateb i unrhyw geisiadau o fewn mis.

Os ydym o’r farn bod eich cais yn ddi-sail, yn gofyn am ormod o wybodaeth neu’n wybodaeth rydym eisoes wedi’i darparu, yna efallai y byddwn yn codi ffi resymol am hyn neu efallai y byddwn yn gwrthod ymateb. Os byddwn yn gwrthod ymateb i’ch cais byddwn yn rhoi gwybod i chi am ein rheswm o fewn un mis i’ch cais. Mae gennych hawl i apelio at Swyddfa’r Comisiynydd Gwybodaeth neu i geisio ateb barnwrol. Gweler y manylion cyswllt isod.

Cyfyngu

Mae gennych hawl i ofyn i gyfyngu prosesu eich gwybodaeth bersonol. Mae hyn yn eich galluogi i ofyn i ni atal prosesu gwybodaeth bersonol amdanoch chi, er enghraifft os ydych am i ni gadarnhau ei chywirdeb neu’r rheswm dros ei phrosesu.

Byddwn yn rhoi’r wybodaeth hon i chi o fewn mis i dderbyn y cais.

Os ydym o’r farn bod eich cais yn ddi-sail, yn gofyn am ormod o wybodaeth neu’n wybodaeth rydym eisoes wedi’i darparu, yna efallai y byddwn yn codi ffi resymol am hyn neu efallai y byddwn yn gwrthod ymateb. Os byddwn yn gwrthod ymateb i’ch cais byddwn yn rhoi gwybod i chi am ein rheswm o fewn un mis i’ch cais. Mae gennych hawl i apelio at Swyddfa’r Comisiynydd Gwybodaeth neu i geisio ateb barnwrol. Gweler y manylion cyswllt isod.

 

Trosglwyddo

Gallwch ofyn am drosglwyddo eich gwybodaeth bersonol i barti arall.

 

Hawl i dynnu caniatâd yn ôl

Yn yr amgylchiadau cyfyngedig lle gallech fod wedi rhoi eich caniatâd i gasglu, prosesu a throsglwyddo eich gwybodaeth bersonol at ddiben penodol, mae gennych hawl i dynnu eich caniatâd yn ôl ar gyfer y prosesu penodol hwnnw unrhyw bryd a gellir gwneud hynny’n ysgrifenedig, naill ai drwy lythyr neu e-bost, neu gallwch ein ffonio drwy ddefnyddio’r rhifau isod.

Gwneud Penderfyniadau Awtomataidd

Nid ydym yn gwneud unrhyw benderfyniadau awtomataidd yn Cartrefi Cymoedd Merthyr.

Sut i gysylltu â ni

Cysylltwch â ni os oes gennych unrhyw gwestiynau ynglŷn â’n polisi preifatrwydd neu’r wybodaeth sydd gennym amdanoch chi:

E-bost:info@mvhomes.org.uk

Llythyr: Ty Brychan, 22 Lansbury Road, Gellideg, Merthyr Tudful, CF48 1HA.

Ffôn: 0800 085 7843

NEU

01685 727772

Manylion cyswllt y Swyddog Diogelu Data

Enw: Nicola Aubrey

Teitl Swydd: Rheolwr Polisi a Pherfformiad

E-bost: info@mvhomes.org.uk

Swyddfa’r Comisiynydd Gwybodaeth

Os ydych chi’n dymuno gwneud cwyn am y ffordd y cafodd eich gwybodaeth ei phrosesu, gallwch gysylltu â Swyddfa’r Comisiynydd Gwybodaeth, yn y cyfeiriad isod:-

Swyddfa’r Comisiynydd Gwybodaeth
Tŷ Churchill
Ffordd Churchill
Caerdydd
CF10 2HH
Ffôn: 02920 678400
Ffacs: 02920 678399
E-bost: wales@ico.org.uk

Newidiadau i’r hysbysiad preifatrwydd hwn

Rydym yn cadw’r hawl i ddiweddaru’r hysbysiad preifatrwydd hwn unrhyw bryd.

Diweddarwyd yr hysbysiad preifatrwydd hwn ddiwethaf ar: 22 Mai 2019